人事職の職務経歴書は、汎用のテンプレートだと書きにくいところがあります。売上のような数字が出にくく、担当領域も採用・労務・制度・システムと分かれているためです。
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そこで、採用側が実際に読む順番に沿ったテンプレートを作りました。書類を受け取って選考に回す側にいた経験をそのまま構造にしています。無料で、登録も不要です。
配布するもの
| 用途 | 形式 | |
|---|---|---|
| 職務経歴書テンプレート | 提出する書類そのもの。記入例つき | Word（3ページ） |
| 実績棚卸しシート | 書く前に材料を並べるための作業用 | Excel（3シート） |
職務経歴書テンプレート（Word）をダウンロード
実績棚卸しシート（Excel）をダウンロード
改変・複製は自由です。フォームへの入力やメールアドレスの登録は必要ありません。
汎用テンプレートと違うところ
職務要約の枠が最も大きい
採用担当が最初に読むのはここで、実務では選考管理表に転記されるのも職務要約の1行です。氏名・年齢・直近の社名と在籍年数・現年収と並んで一覧になり、現場の責任者はまずその一覧を見ます。書類全体の出来より、この1行の精度が効きます。
テンプレートでは職務要約を先頭に置き、記入例を3〜5行で入れてあります。応募先ごとに書き換える前提の欄です。
「何が変わったか」の列が独立している
職務経歴の表を「担当領域 ／ 担当した業務 ／ 何が変わったか（数値）」の3列に固定しました。「〜を担当」だけでは埋まらない列を作ることで、成果を書かざるを得ない形にしています。
この列が空のままの行は、書類に載せても評価が動きません。逆に言えば、ここが埋まる行を探す作業が職務経歴書づくりの本体です。
直近ほど大きく、古い経歴は3列だけ
読み手が判断に使うのは直近2社です。それ以前は在籍期間・会社名・担当業務の3列に圧縮しました。全社を同じ密度で書いた書類は、どこを見ればいいのか分からなくなります。
Excelの棚卸しシートは何のためにあるか
いきなり清書しようとすると手が止まります。先に材料を並べるためのシートです。
- 担当した業務を、順番も文体も気にせず40行まで書き出す
- 規模（対象人数・予算・部署数）と、変わったこと（数値）を埋める
- 応募先との関連度を3段階でつける
- 集計シートで、記入した行のうち数値が埋まっている行が何件かを自動で数える
数値ありの行が半分に満たなければ、まだ棚卸しが足りません。使い方シートには人事の仕事で数値が出ないときの4つの探し方（規模・時間・件数・状態）も載せています。
埋める順番
上から順に書くと、たいてい職務要約で止まります。おすすめは逆順です。
- Excelで材料を出す。まず数を出すことだけを考えます。粒度は揃わなくて構いません
- 「変わったこと」の列を埋める。埋まらない行は後回しにして、埋まる行を増やします
- 関連度をつけて、載せる行を絞る。直近の会社で5行、前職で3行が目安です。それ以上は読まれません
- Wordの職務経歴の表に転記する。ここで初めて文章にします
- 最後に職務要約を書く。転記し終えた内容の要約なので、この順番なら手が止まりません
職務要約を最初に書こうとすると、まだ材料が固まっていないので抽象的な文章になります。要約は最後に書くものという前提でテンプレートを作ってあります。
記入例をそのまま使わない
テンプレートには人事システムの導入や制度改定を題材にした記入例を入れていますが、これは粒度の見本として置いています。文体や表現を真似るのは問題ありませんが、内容をそのまま残すと、事実と違うことを書いた書類になります。
在籍期間・役職・担当範囲は、リファレンスチェックや入社手続きの段階で確認できてしまう項目です。誇張と虚偽の境目は「第三者が同じ説明をできるか」で、ここを越えると内定後でも取り消しの対象になり得ます。
AIに書かせたい場合
棚卸しした材料をAIに渡す人も多いと思いますが、材料をそのまま貼っても一般論しか返ってきません。上に書いた条件を指示文に含める必要があります。
その指示文を組み立てるツールを用意しました。入力欄を埋めると、そのままChatGPTやGeminiに貼れる形の指示文ができます。職務経歴書サポートツールから使えます。入力内容がこのサイトのサーバーに送られることはありません。
書き方そのものについて
テンプレートを埋める前に、採用側が何を見ているかを知っておくと精度が上がります。人事が書類のどこを見て、どこを見ていないのかは職務経歴書は人事のどこを見られているかにまとめました。
書き上げたあとの流れは、転職エージェントの初回面談で必ず伝えるべき3つのこと、条件が提示された段階の読み方はオファーの年収は何でできているのかにまとめています。
書類が実際に通用するかは、面接で試すのが一番確実です。ITエンジニア職ならテックゴーが模擬面接を回数制限なしで実施しているので、言語化の練習に使えます。
よくある質問
人事職以外でも使えますか
構造そのものは職種を問いません。記入例が人事領域のものになっているだけなので、上書きすれば他職種でも使えます。ただし「何が変わったか」の列を埋める考え方は、数字が出にくい職種ほど効きます。
Wordがない場合はどうすればいいですか
Googleドキュメントで開いて編集できます。表組みが崩れる場合は、Excelの棚卸しシートで材料を整理してから、応募先指定のフォーマットに書き写す方法もあります。
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不要です。上のボタンから直接ダウンロードできます。
まとめ
- 職務要約が実質的な見出しになる。ここに応募先の要件と重なる言葉を入れる
- 「担当した業務」ではなく「何が変わったか」を書く列を独立させた
- 直近2社に紙面を割き、それ以前は3列に圧縮する
- 清書の前に、Excelで材料を洗い出して数値の有無を確認する
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